BPAD Yogyakarta

Istilah Arsip A

 Daftar Istilah  22 May 2010  Super Administrator  499  3761

ABSTRAKSI BAHAN KEARSIPAN
Merumuskan inti dari rekaman wawancara sejarah lisan.

ADMINISTRASI KEARSIPAN
Penyelenggaraan administrasi / penatalaksanaan kearsipan yang memperlancar lalulintas surat menyurat keluar masuk.

AGENDARIS
Pegawai yang bertugas mencatat semua surat masuk dan surat keluar.

AKUISISI ARSIP
Penambahan jumlah koleksi arsip baik dengan jalan membeli tukar menukar, hibah atau dengan kesepakatan lainnya.

ANGKA KREDIT
Angka yang diberikan berdasarkan penilaian atas prestasi yang dicapai o!eh arsiparis dalam mengerjakan butir rincian kegiatan yang digunakan salah satu syarat untuk pengangkatan dan kenaikan pangkat dalam jabatan arsiparis.

ARCHIVES NATIONALE
Kantor Arsip Nasional pertama di Paris, Perancis didirikan tanggal 2 September 1790.

ARSIP
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badanbadan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

ARSIPARIS
Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, penyelenggaraan dan pelaksanaan tugas sehari-hari, tanggungjawab, wewenang dan hak secara penuh oieh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan pada instansi pemerintah, tidak terrnasuk kegiatan mengurus, memberkas dan mengelola arsip.

ARSIP AKTIF
Arsip yang masih sering digunakan bagi kelancaran penyelenggaraan dan pelaksanaan tugas sehari-hari.

ARSIP BAYANGAN
Arsip hasil refrografi / salinan yang telah dalam berkas / dosir.

ARSIP DAERAH
Perangkat Pelaksana Daerah dalam bidang kearsipan, dokumentasi yang terdapat pada Pemerintah Daerah (Propinsi) dan Daerah (Kabupaten/Kodya).

ARSIP DINAMIS
Arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi negara.

ARSIP DUPLIKASI
Arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.

ARSIP FILM
Arsip yang informasinya berupa citra bergerak (moving images) terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada bahan dasar film, yang penciptaannya menggunakan rancangan Ieknis dan artistik dengan peralatan khusus.

ARSIP INAKTIF
Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung dalam pelaksanan tugas seharihari.

ARSIP INAKTIF DAERAH
Arsip Daerah yang tidak dipergunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari, hasil penyusutan arsip dinamis.

ARSIP GAMBAR STATIK
Arsip yang isi informasinya berupa citra dim (still visual) tidak bergerak (foto, slide, gambar dan poster).

ARSIP KACAU
Arsip yang sistem penataannya tidak dapat disusun kembali seperti pada waktu aktifnya. Penanganannya dengan cara sebagai berikut:
1. Dikelompokkan dan diatur kembali dengan menerapkan asal usul, sehingga arsip arsip itu merupakan suatu kesatuan atau kelompok yang diatur tanpa melepaskan ikatan dan sumber asalnya, instansi / unit yang diciptakannya.
2. Memilih arsip dan nonarsip, antara lain amplop, map, dan blanko-blanko formulir.
3. Bahan-bahan nonarsip dan duplikasi yang berlebihan dapat dimusnahkan.

ARSIP KARTOGRAFIK
Arsip yang informasinya tertulis dalam bentuk grafik atau foto metrik, termasuk didalamnya antara lain peta, chat, desain bangun mesin / pesawat bagan dan sejenisnya.

ARSIP KONVENSIONAL
Arsip-arsip yang informasinya terekam dalam media kertas yang meliputi tertulis tangan, ketikan. Karena informasi yang terekam berupa tulisan atau ketikan

ARSIP MENURUT BENTUK
1. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara.
2. Arsip statis yang tidak dipergunakan secara Iangsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

ARSIP MEDIA BARU
Arsip yang berisi informasi yang direkam dalam bentuk elektronik yang menggunakan peralatan khusus, seperti arsip baca mesin dan arsip pandang dengar.

ARSIP MENURUT PROSES
1. Asli.
2. Tembusan.
3. Salinan/fotokopi.
4. Pengadaan/reproduksi.

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
Lembaga Pemerintah Non Departemen yang berkedudukan di Ibukota Republik Indonesia dan berada Iangsung di bawah serta bertanggungjawab kepada Presiden (dibentuk pada tanggal 28 Januari 1892 dengan nama Lansarchief/Arsip Negara dengan Direktur pertamanya DR J.A. Vander Chijs.

ARSIP PANDANG DENGAR
Arsip yang dapat dilihat atau didengar dengan menggunakan peralatan khusus yang memiliki bentuk fisik beranega ragam.

ARSIP PERMANEN
Arsip yang mempunyai nilai guna yang tinggi bagi kehidupan kebangsaan dan pertanggungjawaban nasional

ARSIP REKAMAN SUARA
Arsip yang isi informasinya terekam dalam sinyal suara dengan mempergunakan sistem perekam tertentu

ARSIP SEMI AKTIF
Arsip yang frekwensi penggunaannya secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

ARSIP STATIS
Arsip yang tidak digunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

ARSIP TEKSTUAL
Arsip yang uraian informasinya berbentuk tulisan atau teks.

ARSIP TERATUR
Arsip inaktif yang semasa aktifnya ditata berdasarkan sistem tertentu dan masih utuh penataannya, ditangani sebagai berikut:
1. Diperiksa kembali penataannya atas dasar sistem yang dipergunakan misalnya; Sistem Buku Agenda, Sistem Kartu/Sistem Kaulbach.
2. Ditertibkan pengaturan fisiknya, sehingga penemuan kembalinya dapat lancar.
3. Arsip yang tidak diperlukan baik oleh Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan sebagai bahan bukti pertanggung-jawaban nasional, dipilahkan dan disiapkan daftar pertelaannya untuk dimusnahkan sesual ketentuan yang berlaku.
4. Arsip yang diperlukan oleh Lembaga Negara / Badan Pemerintah yang bersangkutan tetapi diperlukan dan penting sebagai bahan bukti pertanggungiawaban nasional, dibuatkan daftar pertelaannya untuk kemudian diserahkan kepada Arsip Nasional sesuai ketentuan yang berlaku.
5. Arsip yang masih diperlukan dan akan disimpan oleh Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan, ditentukan jangka waktu penyimpanannya dalam Daftar Penyimpanari Arsip.
6. Apabila waktu penyimpanan berakhir, dibuat Daftar Pertelaan Arsip baik untuk keperluan pemusnahan ataupun penyerahannya kepada Arsip Nasional.
7. Apabila jadwal Retensi Arsip mulai berlaku di Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan maka daftar waktu penyimpanan arsip disesuaikan dengan ketentuan dalam jadwal retensi arsip.

ARSIP VIDEO
Arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak (moving images) terekam dalam rangkaian garnbar fotografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik.

ARSIP VITAL
Arsip yang dipergunakan untuk menjamin berlangsungnya kegiatan pemerintahan atau kegiatan usaha, sehingga perlindungan atas arsip-arsip tersebut menduduki posisi sentral dan merupakan tuntutan yang primer.

AZAS DESENTRALISASI KEARSIPAN
Pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi.

AZAS GABUNGAN SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI KEARSIPAN
Pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara azas sentralisasi dan desentralisasi.

AZAS PENYIMPANAN ARSIP
1. Asas Sentralisasi.
2. Asas Desentralisasi.
3. Asas Gabungan Sentralisasi dan Desentralisasi.

AZAS SENTRALISASI KEARSIPAN
Pelaksanaan pengeloalan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan disatu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip

Daftar Istilah Lainnya

Istilah Arsip E
 22 May 2010  1829

EKSPEDITURPegawai Kearsipan yang bertugas mengatur pengiriman surat-surat yang akan dikirim.

Istilah Arsip O
 22 May 2010  1450

ORDNERSemacam map dan karton tebal yang dapat menampung banyak arsip dan didalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah dipervoratar/dilobangi pinggirnya.ORGANISASI PROFESI KEARSIPANOrganisasi uang mengkhususkan kegiatannya pada keahlian /...

Istilah Arsip B
 22 May 2010  1940

BADAN PEMERINTAHSeluruh aparatur Pemerintah, termasuk dalam hal ini perusahaan-perusahaan yang modalnya sebagian atau seluruhnya berasal dan pemerintah.BADAN SWASTABidang kegiatan yang mempunyai pengaruh terhadap pelaksanaan pemenintahan dan atau...

Istilah Arsip R
 22 May 2010  1500

RAK BUKU (LEMARI TERBUKA)Rak untuk menyimpan buku-buku di perpustakaan atau untuk menyimpan odner sejenisnya.RECORDJenis arsip inaktif yang sudah menuruh nilai kegunaannya dalam proses administrasi seharihari. Arsip ini tidak terdapat di unit-unit...