BPAD Yogyakarta

Istilah Arsip F

 Daftar Istilah  22 May 2010  Super Administrator  342  2199

FILE
Merupakan jenis arsip aktif yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses administrasi, sehingga arsip ini masih terdapat di unit kerja.

FILING
Proses kegiatan menata, mengatur / menyusun dan menyimpan arsip secara sistematis, sehingga dengan mudah dan cepat arsip tersebut dapat ditemukan kembali setiap saat diperlukan.

FILING KABINET
Lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan arsip secara vertikal.

FILING (TUJUANNYA)
1. Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna.

FOLDER
Alat dari karton yang dipergunakan untuk menempatkan lembaran arsip agar memberkas. Folder semacam map yang memiliki tab untuk penulisan indeks ataupun kode arsip didalamnya. Jika penataannya secara vertical tab berada di atas sebelah kanan, dan jika penataannya secara lateral tab berada di samping.

FORMASI KEARSIPAN
1. Agendaris.
2. Arsiparis.
3. Ekspeditur.
4. Kurir.
5. Pengganda.

FUMIGASI
Merupakan suatu tindakan pengasapan yang bertujuan mencegah, mengobati dan mensterilkan arsip.

FUNGSI ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
1. Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan penelitian dalam rangka usaha pengembangan kearsipan nasional.
2. Mengembangkan dan membina tata kearsipan dinamis.
3. Menyelenggarakan pembinaan tenaga kerja dan ahli kearsipan melalui pendidikan dan latihan.
4. Menampung, menyimpan dan merawat arsip-arsip statis yang diserahkan oleh Lembagalembaga Negara/Badan-badan pemerintahan dan Badan-badan lainnya.
5. Mengusahakan untuk mengamankan dan menampung arsip-arsip statis dari badan badan Swasta dan Perorangan, yang dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan mempunyai nilai dan arti penting sebagai bahan bukti sejarah dan bahan pertanggung jawaban nasional.
6. Mengolah dan mengatur arsip-arsip yang telah diserahkan untuk dapat disediakan dan digunakan bagi kegiatan Pemerintahan, penelitian dan kepentingan umum.
7. Menyelenggarakan hubungan dan kerja sama dengan badan-badan di dalam dan di luar negeri sesuai dengan kebijaksanaan Pemerintah dan menurut peraturan-peraturan yang berlaku.

FUNGSI ARSIP
1. Sebagai bahan informasi dalam pengambilan keputusan dan penentuan kebijaksanaan.
2. Sebagai alat pertanggungjawaban, baik tanggung jawab moral maupun finansial.
3. Sebagai pusat ingatan.
4. Sebagai alat pembuktian yang otentik.
5. Sebagai ukuran tertib tidaknya suatu organisasi.
6. Sebagai bahan penelitian ilmiah.
7. Sebagai pedoman kerja.

FUNGSI KANTOR ARSIP DAERAH PROPINSI DKI JAKARTA
1. Melaksanakan penyusunan rencana dan program di bidang Kearsipan Daerah.
2. Melaksanakan pembinaan koordinasi di bidang kearsipan terhadap unit-unit kerja di lingkungan Pemerintah Daerah.
3. Melaksanakan penelitian dalam upaya pengembangan system dan pelayanan informasi Kearsipan Daerah.
4. Melaksanakan penilaian arsip inaktif dalam rangka penyusutan arsip.
5. Melaksanakan penilaian dan akuisisi arsip statis dalam rangka penyelamatan bahan pertanggungjawaban Daerah.
6. Melaksanakan penggalian dan penelusuran arsip dan dokumen kedinasan, swasta dan perorangan yang berhubungan dengan penyelenggaraan daerah serta perkembangan kota Jakarta.
7. Melaksanakan penyelenggaraan hubungan kerjasama bidang Kearsipan.
8. Melaksanakan pengelolaan dukungan teknis administratif.

Daftar Istilah Lainnya

Istilah Arsip C
 22 May 2010  2562

CANDI DEWA MATROENTempat penyimpanan dokumen-dokumen negara, catatan sidang, peraturan-peraturan buku catatan dan lain-lain di kota Athena, Yunani sekitar abad 5 dan 6 sebelum Masehi, dianggap merupakan lembaga kearsipan pertama di dunia.CARA...

Istilah Arsip R
 22 May 2010  1528

RAK BUKU (LEMARI TERBUKA)Rak untuk menyimpan buku-buku di perpustakaan atau untuk menyimpan odner sejenisnya.RECORDJenis arsip inaktif yang sudah menuruh nilai kegunaannya dalam proses administrasi seharihari. Arsip ini tidak terdapat di unit-unit...

Istilah Arsip D
 22 May 2010  3077

DATA PLAN TRAY FILING SYSTEMSemacam baki yang terbuat dari plastik atau metal untuk menyimpan arsip secara horizontal, vertical ataupun kombinasi antara horizontal dan vertikal.DESK TRAYTempat untuk menympan arsip yang dapat diletakkan diatas meja...

Istilah Arsip V
 22 May 2010  1431

VISIBLE RECORD CABINETTempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu tersusun yang disimpan dan dijepit di dalam laci atau baki kemudian tersusun dalam kabinet.VERTICAL PLAN FILING SYSTEMLemari yang terbuat dari besi plan digunakan...