BPAD Yogyakarta

Informasi Layanan Kearsipan

LAYANAN ARSIP STATIS

Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan dinyatakan permanen oleh lembaga kearsipan. Badan Perpustakaan dan Asip Daerah DIY selaku Lembaga Kearsipan Daerah DIY salah satu fungsi dan ketugasannya adalah mengelola arsip statis. Tentu saja arsip statis tersebut tidak hanya sekedar disimpan, namun lembaga kearsipan daerah harus mampu mengolah arsip menjadi informasi yang dapat dipercaya sehingga dapat dimanfaatkan dan diakses oleh setiap warga Negara dan masyarakat pengguna arsip. Untuk mewujudkan pemanfaatan dan akses arsip tersebut, pelayanan prima kepada masyarakat bagi lembaga kearsipan sangat diperlukan.

Dalam penyelenggaraan pemerintahan yang akuntabel, birokrasi merupakan ujung tombak pelaksanaan pelayanan publik. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY mulai berbenah diri. untuk meninggalkan pelayanan berbelit-belit, berkepanjangan yang dapat menimbulkan kesan buruk dimata masyarakat. Birokrasi ( pelayan) harus mampu menunjukkan pelayanan cepat, tepat, akurat, terbuka dengan tetap mempertahankan kualitas efisiensi biaya dan ketepatan waktu. Pasal 64 ayat (1) Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan mengatur bahwa Lembaga Kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepen-tingan pengguna arsip. Akses arsip statis pada Lembaga Kearsipan didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

Beberapa komponen pelayanan arsip statis di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY meliputi :

A. JENIS LAYANAN

Layanan peminjaman arsip dibedakan menjadi dua:

a. Layanan langsung

Dalam hal ini pengguna ( user) datang ke “Unit Layanan Arsip” BPAD DIY dan langsung dapat menggunakan arsip sesuai dengan yang kehendaki apabila telah menempuh prosedur yang ditetapkan. Layanan ini dilakukan untuk arsip-arsip yang disimpan di ruang simpan BPAD DIY.

b. Layanan tidak langsung

Layanan ini diperuntukkan arsip Kasultanan Yogyakarta dan Kadipaten Pakualaman. Dalam hal ini BPAD DIY hanya menyediakan daftar arsip statis baik Arsip Kasultanan Ngayogyakarta maupun Arsip Kadipaten Pakualaman. User hanya dapat melihat arsip dalam format digital lewat media akses. Apabila pengguna ( user) menghendaki melihat arsip asli, pengguna (user) harus menga -jukan permohonan ke Kraton atau Puro Pakualaman. Hal ini karena ruang simpan arsip, pengelolaan, maupun kewenangan akses sepenuhnya menjadi tanggungjawab Kraton dan Puro Pakualaman

B. PERSYARATAN

  1. Persyaratan Umum

a) Menyerahkan identitas diri dan membawa surat pengantar atau surat permohonan.

1. Pelajar/mahasiswa: dari sekolah/ Fakultas

2. Instansi : dari instansi pengguna berasal

3. Umum: Surat permohonan dan fotokopi KTP

b) Asing: surat ijin dari lembaga yang berwenang (Kementerian Negara Riset dan Teknologi, bagian yang membidangi Perizinan Penelitian Asing )

c) Bisnis, iklan dan promosi: dari perusahaan atau lembaga swasta

d) Mengisi formulir pemesanan arsip. Setiap pemesanan arsip tekstual, kartografi dan kearsitekturan serta foto dibatasi maksimal lima nomor.

e) Mengisi dan menandatangani formulir pernyataan tujuan penggunaan, waktu penggunaan, dan kesanggupan mencantumkan tulisan ”Sumber Arsip : Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY” sebagai sumber khasanah arsip pada karya hasil penggunaan arsip.

f) Bagi pengguna yang akan mereproduksi/menggandakan arsip audio visual, pengguna wajib mengajukan surat permohonan dan dipersyaratkan untuk menandatangani surat pernyataan yang berm aterai cukup.

g) Bagi pengguna yang akan mereproduksi/menggandakan arsip tekstual, arsip foto serta arsip kartografi dan kearsitekturan, mengisi formulir permohonan reproduksi/penggandaan dan membayar biaya penggandaan sesuai ketentuan yang berlaku.

h) Bagi pemohon yang meminjam arsip yang tertutup /yang dikecualikan wajib menyerahkan surat ijin penggunaan dari Gubernur DIY dan atau pencipta arsip.

i) Bagi pengguna yang akan memanfaatkan arsip untuk dipinjam atas permintaan lembaga pengadilan, pemohon wajib menandatangani surat perjanjian

j) Penggunaan arsip asli atas permintaan lembaga pengadilan wajib didampingi petugas layanan dan penggunaa nnya tidak boleh lebih dari 24 jam.

k) Mentaati tata tertib layanan

  1. Tata Tertib Ruang Baca

a) Pengguna arsip wajib :

1. Menitipkan barang bawaan dalam loker yang telah disediakan dan hanya diperkenankan membawa alat tulis berupa pensil, dan buku tulis ke ruang layanan.

2. Mengenakan kartu identitas pengguna arsip yang diberikan oleh petugas selama di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta dan berpakaian sopan.

3. Menjaga ketenangan dalam ruang layanan

4. Mematuhi waktu layanan

b) Pengguna arsip tidak diijinkan untuk:

1. Membawa makanan, minuman, dan merokok dalam ruang layanan

2. Mengganggu pengguna arsip lain

3. Membawa arsip keluar ruang layanan

4. Memberi coretan, tulisan, atau tanda apapun pada fisik arsip dan daftar arsip

5. Merusak, melipat, menyobek, melepas arsip dari kesatuannya, atau mengubah susunan fisiknya,

6. Mereproduksi arsip dalam bentuk apapun tanpa seijin pe jabat yang berwenang .

c) Pemesanan dinyatakan batal apabila :

1. Arsip yang sudah dipesan dalam waktu satu minggu tetapi tidak digunakan

2. Arsip yang sudah dipesan untuk direproduksi tetapi dalam waktu satu bulan tidak diambil

d) Penggunaan laptop dan atau barang yang sejenis dimaksud hanya diijinkan berfungsi sebagai alat tulis.

  1. Waktu Layanan

a) Senin – Kamis

1. Jam 08.00 - 12.00 WIB layanan peminjaman arsip.

2. Jam 12.00 – 13.00 Istirahat.

3. Jam 13.00-15.00 layanan peminjaman arsip.

b) Jum’at

Jam 08.30-11.30 layanan peminjaman arsip

C. AKSES ARSIP

Khasanah arsip statis yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY terbuka bagi umum untuk mengakses, kecuali terhadap arsip yang diperkecualikan, dengan persyaratan khusus. Akses dapat dilakukan secara manual maupun sistem.

  1. Manual

Arsip yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY, Kasultanan Ngayogyakarta Hadiningrat dan Kadipaten Pakualaman dapat diakses dengan sarana bantu menggunakan sarana manual yaitu :

a) Daftar Arsip Statis/Senarai

b) Inventaris Arsip Statis

c) Guide

Untuk melakukan pencarian sarana bantu tersebut dengan menggunakan Daftar Katalog Khazanah Arsip Statis yang dapat dilihat di meja petugas layanan atau di website dengan alamat portal bpadjogja.info. Sedangkan untuk penelurusan arsip tematik, pengguna arsip ( user) dapat menggunakan :

a) Guide Tematik

b) Naskah Sumber Arsip

  1. Sistem

Pencarian arsip dapat dilakukan dengan menggunakan sistem yang meliputi :

a) SIKS (Sistem Informasi Kearsipan Statis)

Pengguna arsip atau user dapat mengakses daftar arsip melalui website, dengan alamat portal : siks.bpadjogja.info.

b) Media Akses

Media akses merupakan media elektronik dengan menggunakan intranet, dimana pengguna (user) dapat mencari dan melihat arsip secara langsung dengan menggunakan media computer. Media akes ini berisi khasanah arsip Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY, Kasultanan Ngayogyakarta Hadiningrat dan Kadipaten Pakualaman yang sudah digitalisasikan, baik arsip tekstual, foto maupun kartografi. User atau pengguna arsip datang ke Unit Pelayanan Arsip Badan Perpustakaan Asip Daerah DIY, kemudian apabila pengguna arsip ( user) telah memenuhi ketentuan persyaratan layanan, user atau pengguna arsip, dapat menggunakan fasilitas pelayanan media akses .

D. KHASANAH

Khasanah arsip yang tersimpan di BPAD DIY adalah arsip tekstual, arsip foto, rekaman suara, audio visual dan Kartografi. Khasanah arsip Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY, Kasultanan Ngayogyakarta Hadiningrat dan Kadipaten Pakualaman. Arsip dikelompokkan berdasarkan kurun waktu. Disamping kurun waktu, untuk arsip Kasultanan Nagyokarta Hadiningrat berdasarkan masa pemerintahan HB, misal : arsip masa HB VII, VIII dst, begitu pula untuk arsip Kadipaten Pakualaman. Pengelompokan kurun waktu tersebut, yaitu :

a. Arsip masa Kolonial Belanda

b. Arsip masa Balatentara Dai Nippon

c. Arsip masa Revolusi

d. Arsip masa Republik Indonesia Serikat

e. Arsip masa Orde Lama

f. Arsip masa Orde Baru

g. Arsip masa Otonomi Daerah

h. Arsip Perorangan

a. Masa Kolonial

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta menyimpan arsip masa colonial yang terdiri dari arsip pemerintah swapraja ( zelfbestuur) dan Arsip pemerintah gewijstlijk atau arsip pemerintah colonial Belanda. Arsip swapraja (zelfbestuur) yang disimpan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta adalah arsip Patih Danoeredjo. Arsip tersebut merupakan arsip tertua yang disimpan di BPAD DIY dengan kurun waktu 1884 – 1942. Arsip berbahasa dan beraksara Jawa. Apabila pengguna arsip atau user mengalami kesulitan dalam membaca huruf jawa, bahasa jawa dan bahasa Belanda, user dapat menggunakan Layanan alih aksara dan alih bahasa.

Arsip Vorstenlandsche Waterschappen merupakan warisan pemerintah colonial Belanda. Lembaga tersebut berada di bawah Departemen van Verkeer en Waterstaat, sebelum tahun 1934 bernama Departemen van Burgerlijk Openbare Werken . Arsip tersebut mengenai pengairan, perkebunan suiker fabrik atau pabrik gula dengan kurun waktu 1917 – 1942, sejumlah 2 meter lari. Arsip ini dalam bentuk kertas berupa tekstual dan ada beberapa dalam bentuk kartografi.

Arsip masa colonial yang disimpan di Kraton Yogyakarta dan Puro Pakualaman adalah arsip Kadipaten Pakualaman periode Paku Alam VII, VIII. Sedangkan arsip Kasultanan Ngayogyakarta masa colonial adalah periode Hamengku Buwono VII, VIII, IX. Arsip ini dapat dilihat dalam Senarai atau Daftar Arsip Statis dan Inventaris Arsip Kadipaten Pakualaman masa Kolonial dan Balatentara Dai Nippon periode Paku Alam VIII. Arsip ini berupa arsip tekstual.

b. Arsip masa Dai Nippon

Arsip masa Dai Nippon yang sudah dapat dilayankan adalah arsip periode Paku Alam VIII. Arsip ini dapat diakses melalui Inventaris Arsip Kadipaten Pakualaman masa Kolonial dan Balatentara Dai Nippon periode Paku Alam VIII kurun waktu 1938 – 1945. Disamping itu juga arsip Kasultanan Ngayogyakarta periode Hamengku Buwono IX. Arsip disimpan di Kraton dan Puro Pakualaman. Arsip ini berupa arsip tekstual.

c. Arsip masa Revolusi

Arsip masa revolusi sebagian besar adalah Inventaris arsip Kadipaten Pakualaman periode Paku Alam VIII, arsip disimpan di Puro Pakualaman. Arsip ini berupa arsip tekstual.

d. Arsip masa Republik Indonesia Serikat

Arsip masa Republik Indonesia Serikat adalah arsip Jawatan Pemerintahan Umum arsip tersebut disimpan di BPAD DIY. Jawatan Pemerintahan Umum merupakan instansi vertikal yang menjalankan urusan pemerintah pusat di daerah. Arsip ini berupa arsip tekstual.

e. Arsip Orde Lama

Arsip orde lama meliputi Dinas Kesehatan Rakyat. Arsip ini berupa arsip tekstual

f. Arsip Orde Baru

Arsip Orde Baru meliputi arsip Dinas Pekerjaan Umum, Arsip BAPPEDA, Arsip Dinas Pertanian , Arsip Setwilda, Arsip Inspektorat, Arsip Sekretariat DPRD DIY. yang merupakan hasil pemindahan arsip dari Organisasi Perangkat Daerah ke Lembaga Kearsipan Daerah . Arsip hasil akuisisi kabinet ordebaru dan reformasi pembangunan yaitu Arsip Kanwil Departemen Penerangan DIY, Arsip Kanwil Departemen Pariwisata, Seni dan Budaya DIY dan Arsip BP-7 (Badan Pembina Pelaksana Pendidikan Pedoman Penghayatan dan Pengamalan Pancasila) yang merupakan hasil akuisisi arsip akibat pembubaran BP-7. Arsip BP-7 ini dalam bentuk kertas, foto, dan rekaman suara berupa kaset.

g. Arsip Otonomi Daerah

Arsip di era otonomi daerah yang dapat diolah adalah arsip hasil kegiatan akuisisi Bidang Arsip Statis BPAD DIY secara tematik yaitu Arsip Gempa Bumi, Arsip, Arsip erupsi merapi yang berasal dari berbagai instansi yang terlibat langsung atau bertanggungjawab dalam menyelamatkan korban bencana. Arsip pelantikan Gubernur dan Wakil Gubernur DIY. Arsip ini dalam bentuk tekstual, foto dan audio visual.

h. Arsip Perorangan

Arsip perorangan yang disimpan di BPAD adalah arsip hasil akuisisi Seniman di DIY, arsip Sultan Hamengku Buwono IX. Arsip seniman berupa arsip kertas dan foto. Arsip ini masih dalam proses pengolahan. Sedangkan arsip Sultan Hamengku Buwono IX sebagian besar berupa foto yang dapat dicari dalam Daftar Arsip Foto Sultan HB IX dan Koleksi Foto Campuran. Disamping itu juga arsip hasil akuisisi ketika HB IX studi di Belanda dalam format digital dengan yang disertai otentikasi.

E. PROSEDUR PELAYANAN

a. Layanan Peminjaman Arsip

a) Pengguna datang ke sub bidang pengelolaan arsip statis pada bidang Arsip Statis

b) Petugas layanan menerima pengguna, menanyakan keperluannya, memandu mengisi buku tamu, dan memandu pengguna untuk meletakkan barang yang tidak diperkenankan dibawa ke ruang layanan

c) User consultant mewawancarai pengguna dan memandu penggunaan senarai/ daftar arsip dan referensi baik secara manual maupun secara online.

d) Pengguna menyerahkan persyaratan pemesanan arsip dan formulir pemesanan arsip yang telah diisi.

e) Petugas layanan arsip menerima persyaratan berupa surat pengantar dan formulir pemesanan arsip dan menyerahkan formulir pemesanan arsip ke pejabat layanan yang berwenang untuk dimintakan persetujuannya.

f) Pejabat layanan menandatangani formulir pemesanan dan menyerahkan kepada Petugas Layanan arsip.

g) Petugas layanan Arsip menyerahkan formulir peminjaman kepada petugas Transit arsip.

h) Petugas transit arsip menyerahkan formulir peminjaman kepada petugas depot.

i) Petugas depot mencari arsip di ruang penyimpanan arsip dan mencatat arsip yang dipesan dalam buku kendali arsip dan melampirkan kendali peminjaman arsip pada sampul arsip yang dipesan.

j) Petugas transit menerima dan mencatat arsip yang datang dari petugas depo, dan memberi tanda tangan pada lampiran kendali peminjaman arsip kemudian menyerahkan arsip ke petugas layanan

k) Petugas layanan arsip menandatangani lampiran Kendali Peminjaman arsip pada baris ‘Peminjam arsip (saat menerima arsip)’ kemudian menyerahkan arsip kepada pengguna untuk dibaca di ruang baca.

l) Pengguna membaca arsip yang dipesan.

m) Petugas layanan mengawasi penggunaan arsip di ruang layanan.

n) Pengguna mengembalikan arsip yang dipesan.

o) Petugas layanan arsip menerima dan mengecek keutuhan/ kelengkapan arsip, menandatangani kendali peminjaman arsip pada baris ‘Peminjam Arsip (saat mengembalikan arsip) kemudian mengembalikan arsip ke petugas transit.

p) Petugas transit menerima, mengecek dan mencatat pengembalian arsip kemudian mengembalikan arsip ke petugas depot.

q) Petugas depot menerima dan mengecek arsip dari petugas transit, mencatat pengembalian arsip ke buku kendali arsip, menandatangani lampiran Kendali Peminjaman Arsip dan menyimpan lampiran Kendali Peminjaman Arsip serta mengembalikan arsip ke tempat penyimpanan arsip.

Mekanisme Layanan Peminjaman Arsip

b. Layanan Peminjaman Arsip yang Dikecualikan (Arsip Bersifat Tertutup)

1. Pengguna mengisi formulir pemesanan dan membuat surat permohonan yang ditujukan kepada gubernur melalui Kepala BPAD.

2. Petugas layanan memberikan formulir pemesanan yang telah diisi dan surat permohonan kepada pejabat layanan yang berwenang.

3. Pejabat layanan yang berwenang membuat telaah/bahan pertimbangan dengan meminta masukan dari pihak/unit terkait

4. Kepala BPAD menyampaikan bahan pertimbangan dan net konsep surat ijin kepada gubernur

5. Gubernur memberikan keputusan diijinkan /tidak diijinkan kepada Kepala BPAD

6. Kepala BPAD memberikan surat keputusan Gubernur kepada Pejabat layanan yang berwenang.

7. Pejabat layanan memberikan kopian surat keputusan Gubernur kepada petugas layanan.

8. Apabila disetujui, petugas layanan memberikan arsip kepada pengguna.

9. Pengguna menggunakan arsip di ruang baca.

10. Petugas layanan mengawasi penggunaan arsip.

11. Pengguna menyerahkan arsip ke petugas layanan setelah arsip selesai digunakan.

12. Petugas layanan mengecek kelengkapan/keutuhan arsip dan mengembalikan arsip ke petugas depot.

13. Dalam hal pengguna menghendaki arsip aslinya untuk bahan bukti di pengadilan maka penggunaan arsip harus didampingi petugas arsip dalam waktu tidak lebih dari 24 jam

c. Layanan Reproduksi/Penggandaan Arsip

1. Setelah menerima berkas persyaratan penggandaan arsip, petugas layanan memberikan formulir reproduksi/penggandaan dan memandu pengisiannya kepada pengguna.

2. Pengguna menyerahkan formulir reproduksi/penggandaan yang telah diisi kepada petugas layanan

3. Petugas layanan arsip menyerahkan formulir reproduksi/ penggandaan yang telah diisi pengguna ke user consultant

4. User consultant menerima formulir reproduksi/penggandaan yang telah diisi dari petugas layanan, menyeleksi arsip yang akan digandakan termasuk bersifat terbuka/tertutup, memberikan hasil seleksi kepada petugas layanan

5. Petugas layanan arsip meminta pengesahan persetujuan reproduksi/ penggandaan arsip kepada pejabat layanan.

6. Pejabat layanan menyetujui dan menandatangani formulir reproduksi/penggandaan, menyerahkan pengesahan formulir reproduksi/penggandaan kepada petugas layanan.

7. Petugas layanan memberikan dan memandu cara pengisian formulir perjanjian/pernyataan pengguna arsip dan kwitansi pembayaran.

8. Pengguna menyerahkan formulir perjanjian/pernyataan pengguna arsip dan kwitansi pembayaran yang telah diisi serta membayar biaya reproduksi/penggandaan kepada petugas layanan.

9. Petugas layanan memberikan berkas formulir reproduksi/ penggandaan, formulir perjanjian/pernyataan pengguna arsip dan kwitansi pembayaran yang telah diisi kepada petugas reproduksi/ penggandaan.

10. Petugas reproduksi/penggandaan meminjam arsip yang akan digandakan ke petugas depot.

11. Petugas depot mengambil arsip yang akan digandakan di tempat penyimpanan arsip, mencatat arsip yang akan digandakan dalam buku kendali arsip dan menyerahkan arsip yang akan digandakan ke petugas reproduksi/penggandaan.

12. Petugas reproduksi/penggandaan menggandakan arsip yang dipesan, dan setelah arsip selesai digandakan dikembalikan ke petugas depot.

13. Petugas depot menerima dan mencatat pengembalian arsip yang sudah digandakan ke dalam buku kendali arsip, dan mengembalikan arsip ke tempat penyimpanan arsip.

14. Petugas reproduksi/penggandaan menyerahkan hasil penggandaan ke petugas layanan.

15. Petugas layanan melegalisir hasil reproduksi/penggandaan arsip dan memberikan hasil reproduksi/penggandaan arsip kepada pengguna

F. JANGKA WAKTU PELAYANAN

Waktu pelayanan peminjaman arsip minimal 15 menit setelah menyerahkan isian formulir peminjaman kepada petugas layanan. Preview arsip audio visual dan rekaman suara 15 menit setelah user menyerahkan isian formulir peminjaman.

Waktu penggandaan arsip menyesuaikan bentuk arsip :

a. Arsip kertas 1 x 24 Jam

b. Arsip foto 2 x 24 Jam

c. Arsip rekaman suara 2 x 24 Jam

d. Arsip kartografi 2 x 24 Jam

e. Arsip audio visual 2 x 24 Jam

G. BIAYA TARIF

Layanan peminjaman