ARSIP VITAL : ARSIP KELAS 1 YANG PERLU PERHATIAN KHUSUS

Pada tanggal 26 – 29 Oktober 2009 , sebanyak 30 orang PNS  mengikuti bimbingan teknis perlindungan arsip vital di lingkungan Pemerintah Provinsi DIY. Bimbingan Teknis ini diselenggarakan di Hotel Ruba Graha, Jl Mangkuyudan 1 ,Yogyakarta.

Dalam pengelolaan arsip dinamis, salah satu hal yang perlu diperhatikan yaitu diklasifikasikannya arsip dinamis ke dalam 4 kelas, yaitu arsip vital, arsip penting, arsip berguna dan arsip tidak berguna. Arsip vital harus mendapatkan perhatian khusus karena arsip dinamis kelas 1 (satu ) ini adalah untuk kelangsungan hidup organisasi dan penyimpanannya harus terpisah dengan arsip dinamis lainnya.

Arsip vital adalah arsip dinamis yang sangat penting dan mempunyai fungsi berkelanjutan baik sebelum, pada saat maupun setelah keadaan darurat, keberadaan  arsip tersebut harus dilindungi dengan baik, karena arsip tersebut memberikan perlindungan hak dan kepentingan organisasi, pegawai, para pemimpin, dan masyarakat umum.

Permasalahan klasik yang masih selalu muncul dalam rangka pengelolaan arsip adalah berkaitan dengan sumber daya manusia, sarana dan prasarana serta sumber daya keuangan atau anggaran yang masih terbatas dan minim, Disamping itu apresiasi terhadap pengelolaan arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi DIY masih   rendah. Namun yang perlu kami sampaikan disini adalah apakah dengan kondisi ini kemudian kita tidak perbuat apa-apa ?

Ditinjau dari fungsinya arsip vital adalah  arsip yang sangat strategis. Tidak disangsikan lagi bahwa arsip merupakan  bukti akuntabilitas instansi dan rekaman seluruh kegiatan yang tidak dapat direkayasa. Dalam mengelola, melindungi, mengamankan, dan menyelamatkan arsip vital hal yang sangat penting adalah bagaimana instansi pemerintah melakukan penentuan arsip yang dikategorikan vital.Sehingga dengan teridentifikasinya arsip vital di lingkungan Pemerintah Provinsi DIY ini berarti pula arsip kelas 1 ini akan dapat diperlakukan secara khusus agar kehidupan organisasi menjadi terjamin.

Pada hari terakhir dalam Bimbingan Teknis ini Peserta diajak berkunjung ke PT Semen Gresik di Jawa Timur,  untuk memperoleh wawasan baru tentang pengelolaan arsip yang baik. Semoga bermanfaat bagi pelaksanaan tugas di instansi masing-masing.