Pengelolaan Arsip Elektronik

Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY berkewajiban untuk mengelola arsip elektronik. Pengelolaan arsip elektronik ini tidaklah sama dengan pengelolaan arsip konvensional maupun arsip media baru meskipun arsip elektronik termasuk di dalam kelompok arsip media baru. Karena perbedaan karakter ini maka arsip elektronik diserahkan pengelolaannya  pada Seksi Data Teknologi Informasi dimana sesuai dengan namanya maka seksi ini memiliki ketugasan pada data dan layanan informasi  yang menggunakan teknologi informasi. 

Bentuk layanan yang disediakan berupa database deskripsi arsip elektronik yang dapat diakses oleh pengguna melalui internet dan penyediaan akses arsip elektronik melalui intranet dengan menggunakan komputer yang disediakan di Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY Daftar deskripsi arsip yang dapat diakses melalui internet : 

ARSIP TEKSTUAL·       

• Arsip Multi Subyek Pemerintah Provinsi DIY, Tahun Pengolahan 2002, Jumlah 171 data·       
• Kanwil Departemen Kehutanan, Buku I-IV, Tahun Pengolahan 2002, Jumlah 1030 data·       
• Jawatan Pemerintah Umum, Buku 1, Tahun Pengolahan 2002, Jumlah 1000 data·       
• Jawatan Pemerintah Umum, Buku 2, Tahun Pengolahan 2003, Jumlah 400 data·       
• Pelantikan Gubernur dan Wakil Gubernur DIY 1998-2003, Tahun Pengolahan 2005, Jumlah 80 data·       
• Biro Umum Setwilda, Buku A-B, Tahun Pengolahan 2005, Jumlah 940 data·       
• Masa Pemerintahan Danureja, Tahun Pengolahan 2005, Jumlah 260 data·       
• Waterschap Vorstenlanden, Buku 1 dan 2, Tahun Pengolahan 2006, Jumlah 143 data·       
• Jawatan Pemerintahan Umum Propinsi DIY Tahun 1953 – 1976, Tahun Pengolahan 2006, Jumlah 641·       
• Akuisisi Kabupaten Kulonprogo, Tahun Pengolahan 2006, Jumlah 452 data·       
• Akuisisi Kabupaten Sleman Nomor, Tahun Pengolahan 2006, Jumlah 31 data·       
• Masa Pemerintahan Danureja, Tahun Pengolahan 2007, Jumlah 207 data·       
• Akuisisi Kabupaten Kulonprogo, Tahun Pengolahan 2007, Jumlah 288 data·       
• Akuisisi Kabupaten Bantul, Tahun Pengolahan 2007, Jumlah 62 data·        Akuisisi
• Dinas Pertanian Kulonprogo, Tahun Pengolahan 2007, Jumlah 309 data 

ARSIP FOTO·       

• Biro Humas Setda, Tahun Pengolahan 2004, Jumlah 280 data·       
• Biro Humas Setda, Tahun Pengolahan 2004, Jumlah 190 data·       
• Pelantikan Gubernur dan Wakil Gubernur DIY 1998-2003, Tahun Pengolahan 2005, Jumlah 380 data·       
• Masa Sri Sultan HB VIII, Tahun Pengolahan 2006, Jumlah 260 data·       
• Eks Biro Humas Setwilda, Tahun Pengolahan 2006, Jumlah 258 data·       
• Eks Biro Humas Setwilda, Tahun Pengolahan 2007, Jumlah 912 data 

ARSIP KARTOGRAFI·       

• Dinas Pekerjaan Umum, Tahun Pengolahan 2001, Jumlah 400 data·       
• Dinas Pekerjaan Umum, Tahun Pengolahan 2005, Jumlah 420 data ARSIP AUDIO·       
• Pelantikan Gubernur dan Wakil Gubernur DIY 1998-2003, Tahun Pengolahan 2005, Jumlah 10 data 

ARSIP VIDEO·       

• Arsip Audio Visual tentang Yogyakarta, Tahun Pengolahan 2004, Jumlah 10 data·       
• Pelantikan Gubernur dan Wakil Gubernur DIY 1998-2003, Tahun Pengolahan 2005, Jumlah 10 data 

ARSIP KRATON·       

• Arsip Kraton Yogyakarta, Tahun Pengolahan 2004, Jumlah 580 data·       
• Arsip Kraton Yogyakarta Masa HB VII, Tahun Pengolahan 2006, Jumlah 380 data·       
• Arsip Kraton Yogyakarta Masa HB IX, Tahun Pengolahan 2006, Jumlah 194 data·       
• Arsip Kraton Yogyakarta Masa HB VII, Tahun Pengolahan 2007, Jumlah 652 data 

ARSIP PURO·       

• Masa Pemerintah Puro, Tahun Pengolahan 2004, Jumlah 390 data 

Data arsip elektronik yang dapat diakses melalui intranet: ·       

• Tekstual Multi Subyek Pemerintah Provinsi DIY, Tahun Pengolahan 2002, Jumlah 1832 arsip·       
• Tekstual Jawatan Pemerintahan Umum, Tahun Pengolahan 2002, Jumlah 406 arsip·       
• Foto Koleksi campuran, Tahun pengolahan 2003, Jumlah 274 arsip·       
• Foto Kraton Yogyakarta, Tahun Pengolahan 2004, Jumlah 260 arsip·       
• Foto Biro Humas Setwilda, Tahun Pengolahan 2004, Jumlah 910 arsip·       
• Foto Pelantikan Gubernur dan Wakil Gubernur 1998-2003, Tahun Pengolahan 2005, Jumlah 383 arsip·       
• Foto Pribadi Jenderal Sudirman, Tahun Pengolahan 2006, Jumlah 198 arsip·       
• Kartografi Dinas Pekerjaan Umum, Tahun Pengolahan 2001, Jumlah 414 arsip