PENTINGNYA JADWAL RETENSI ARSIP DALAM MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

Oleh : Rusidi*
Pendahuluan

Ada tujuh tahapan dalam daur hidup arsip dinamis. Tahap pertama adalah penciptaan, kedua pemberkasan, ketiga penggunaan, keempat pemindahan, kelima pemeliharaan, keenam pemusnahan, dan ketujuh adalah penyerahan. Dalam Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 disebutkan bahwa pengelolaan arsip dinamis meliputi 3 yaitu ; penciptaan, penggunaan dan pemerliharaan, dan penyusutan. Penyusutan arsip terdiri dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan.

Dalam manajemen arsip dinamis tidak dibenarkan pencipta arsip menyimpan arsipnya terus menerus karena arsip sebagai rekaman informasi kegiatan akan mengalami masa keausan sehingga seiring perjalanan waktu tingkat kegunaan arsip akan berkurang bahkan infomasi yang dikandungnya telah kadaluwarsa dan tidak lagi digunakan. Terhadap arsip yang telah berkurang kegunaannya (inaktif) harus dipisahkan dengan arsip yang masih sering digunakan (aktif) agar tidak mengganggu dalam penemuan kembali arsip aktif. Sedangkan arsip yang tidak lagi digunakan oleh pencipta maupun pihak lain harus disingkirkan untuk dimusnahkan, dan yang masih bermanfaat untuk pihak lain (statis) diserahkan ke lembaga kearsipan. Pemisahan arsip aktif dengan arsip inaktif untuk dipindahkan ke tempat lain, pemusnahan arsip yang tidak lagi bernilai guna, dan penyerahan arsip statis disebut dengan istilah penyusutan.

Penyusutan arsip dapat berjalan efektif apabila organisasi memiliki pedoman yang disebut dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yaitu suatu daftar yang berisi informasi tentang jenis atau series arsip, jangka waktu penyimpananselama masih aktif, jangka waktu simpan selama inaktif, dan rekomendasi permanen atau musnah setelah melewati jangka simpan keseluruhan. Dengan demikian apabila perusahaan, lembaga pemerintahan, maupun swasta tidak memiliki pedoman tersebut dapat dipastikan akan menemui kesulitan dalam melaksanakan penyusutan, bahkan tidak dapat melaksanakannya.

Ada beberapa akibat apabila lembaga tidak menjalankan program penyusutan antara lain :

1. Inefisiensi sumber daya kearsipan karena harus pengadaan sarana dan tempat terus menerus

2. Penemuan kembali arsip terhambat karena tidak ada pemisahan antara arsip yang masih aktif dengan arsip inaktif

3. Resiko hilangnya arsip statis tinggi karena tidak ada penyeleksian arsip

4. Ancaman termusnahkanya arsip tinggi karena ada kecenderungan arsip tidak dikelola dengan baik

5. Mengurangi kenyamanan/keindahan lingkungan kerja karena ada kecenderuangan arsip yang jarang atau sudah tidak digunakan hanya akan ditumpuk di sembarang tempat

Dengan demikian kerugian yang diakibatkan dari tidak dijalankannya program penyusutan tidak hanya menimpa lembaga pencipta arsip tetapi juga pihak lain seperti peneliti, sejarahwan, mahasiswa, maupun pemerintah sendiri. Oleh karena itu pemerintah mewajibkan setiap lembaga pemerintah maupun perusahaan swasta untuk menyusun JRA sebagai pedoman pelaksanakan penyusutan.

Beberapa keuntungan apabila lembaga mempunyai JRA antara lain :

1. Penyusutan dapat dilaksanakan dengan mudah dan lancar karena dalam JRA sudah ditentukan jenis arsip, masa simpan dan nasib akhir arsip yang bersangkutan sehingga pencipta cukup ‘menyandingkan’ antara arsip dengan JRA tersebut.

2. Penyusutan dapat dijalankan dengan nyaman dan aman karena dalam melaksanakan penyusutan sudah berdasarkan peraturan perundangan-undangan yang memiliki kekuatan hukum yang tetap yaitu dalam bentuk peraturan pimpinan yang sebelumnya sudah mendapat persetujuan atau pertimbangan dari lembaga kearsipan pusat (Kepala ANRI)

3. Penyusutan dapat dilaksanakan secara kontinyu karena dalam JRA telah ada ketentuan mengenai arsip apa, retensinya berapa dan rekomendasinya apa. Artinya arsip apa saja yang harus disusutkan pada tahun ini dan pada tahun – tahun berikutnya sudah diatur dalam JRA tersebut. Dengan demikian setiap tahun lembaga akan dapat melaksanakan penyusutan.

Kewajiban Memiliki dan Saksi Jadwal retensi Arsip

Jadwal Retensi Arsip merupakan komponen dalam manajemen kearsipan maka wajib bagi setiap lembaga untuk menyusunnya sebagaimana dimanatkan dalam Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009, Undang-Undang Nomor 8 tahun 1997, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, sebagai berikut :

1. Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 pasal 48 ayat (1) ; “ lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA”, dan ayat (2) ; “.....JRA ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD “.

2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 pasal 11 ayat (4) ; “Jangka waktu sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan ayat (3) disusun oleh perusahaan yang bersangkutan dalam jadwal retensi yang ditetapkan dengan keputusan pimpinan perusahaan“.

3. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 pasal 53 ayat (2) dinyatakan bahwa ; “JRA ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD setelah mendapat persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia”. Adapun teknis pelaksanaan penyusunan diatur dalam Peraturan Kepala ANRI Nomor 22 Tahun 2015 tentang Tata cara Penetapan Jadwal Retesni Arsip.

Begitu pentingnya JRA bagi lembaga pemerintah maupun swasta maka pemerintah memberikan sanksi bagi lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD yang tidak memiliki JRA. Saksi dimaksud diatur dalam ; Undang-Undang 43 Tahun 2009 pasal 78 ayat (1) yaitu ; “Pejabat/pelaksana yang tidak memiliki JRA dikenai sanksi administrasi berupa teguran tertulis. Apabila selama enam bulan tidak melakukan perbaikan maka dikenai sanksi berupa penundaan kenaikan gaji berkala untuk paling lama satu tahun. Dan apabila selama enam bulan berikutnya tidak melakukan perbaikan maka pejabat/pelaksana yang bersangkutan dikenai sanksi berupa penundaan kenaikan pangkat untuk paling lama satu tahun”.

Penutup

Memiliki Jadwal Retensi Arsip bukan sekedar untuk mematuhi konstitusi tetapi lebih pada kebutuhan organisasi karena setiap organisasi menginginkan efisiensi dan efektifitas dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya.

Oleh karena itu seberat dan sesulit apapun JRA tetap harus disusun, meskipun dengan biaya yang besar sekalipun. Semoga bermanfaat.

Arsiparis Madya pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY