PELATIHAN PENGELOLAAN KEARSIPAN BAGI PENGELOLA LANSIA DESA TEGALTIRTO

Pengelola lansia (lanjut usia) selain berhubungan dengan orang tua lanjut usia juga berhubungan dengan hal-hal lain yang bersifat administratif misalnya data-data lansia, surat masuk dan keluar, berita acara serah terima bantuan baik dari pemerintah, non pemerintah maupun masyarakat; proposal pencarian dana dan bantuan. Mengingat hal tersebut, maka pengeloaan lansia juga dituntut untuk tertib administrasi. Salah satu langkah yang dilakukan untuk menuju tertib administrasi adalah dengan membekali pengelola kemampuan untuk dapat mengelola berkas/dokumen-dokumen fisik secara benar dengan menerapkan konsep dan kaidah kearsipan.

Pada tanggal 15 dan 16 Oktober 2016, pengelola lansia desa Tegaltirto kecamatan Berbah kabupaten Sleman mendapatkan pelatihan pengelolaan kearsipan dan pendampingan mengelola dokumen-dokumen yang dimiliki. Pelatihan berisi pemaparan/penyajian materi kearsipan diawali dari pengelolaan surat masuk dan keluar (penomoran, distribusi, dan penyimpanan), pengelompokan dokumen-dokumen yang dimiliki, penyimpanan dan pemusnahan dokumen. Kegiatan pendampingan dilakukan dengan cara mendampingi secara langsung pengelola lansia dalam menata dokumen yang dimiliki mulai dari identifikasi dokumen, mengelompokkan, dan menyimpan/memberkas dokumen tersebut sesuai dengan kelompok/klasifikasi nya dan menata meletakkan di dalam lemari penyimpan arsip.

Peserta cukup antusias dalam mengikuti kegiatan ini karena mendapatkan sesuatu yang baru yang selama ini belum pernah diterapkan hal ini ditunjukkan dengan banyaknya pertanyaan-pertanyaan dari permasalahan yang dihadapi selama mengelola lansia terkait dengan proses dokumentasi berkas yang dimiliki. Kegiatan pelatihan dan pendampingan pengelolaan kearsipan menghadirkan nara sumber Muhamad Rosyid Budiman dari BPAD DIY. Selain memberikan materi juga mendampingi proses mengelola dokumen/berkas yang dimiliki oleh pengelola lansia desa Tegaltirto. Hasil kegiatan ini langsung terlihat dengan tertatanya dokumen-dokumen / berkas yang dimiliki ke dalam file box yang kemudian disimpan dalam lemari penyimpan arsip sesuai pengelompokkan yang benar.

Serangkaian kegiatan tersebut terselenggara dalam rangka Pengabdian kepada Masyarakat yang dilakukan oleh 2 orang dosen STMIK AKAKOM yang memenangkan dana hibah dari Kementerian Riset dan Teknologi Pendidikan Tinggi (Kemristekdikti).